Manajemen Kualitas

A.    Pengertian Kualitas

Dalam perusahaan pabrik, istilah kualitas diartikan sebagai faktor-faktor yang terdapat dalam suatu barang atau hasil yang menyebabkan barang atau hasil tersebut sesuai dengan tujuan untuk apa barang atau hasil itu dimaksudkan atau dibutuhkan.

B.     Faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas

Kualitas dipengaruhi oleh faktor yang akan menentukan bahwa suatu barang dapat memenuhi tujuannya. Oleh karena itu, kualitas merupakan tingkatan pemuasan suatu barang. Dari uraian ini terlihat bahwa tingkat mutu tersebut ditentukan oleh beberapa faktor, diantaranya:

a.       Fungsi suatu barang, suatu barang yang dihasilkan hendaknya memerhatikan fungsi untuk apa barang tersebut digunakan atau dimaksudkan., sehingga barang-barang yang dihasilkan harus dapat benar-benar memenuhi fungsi tersebut.

b.      Wujud luar, faktor yang penting dan sering digunakan oleh konsumen dalam melihat suatu barang pertama kalinya, untuk menentukan kualitas barang tersebut, adalah wujud luar barang itu. Kadang-kadang walaupun barang yang dihasilkan secara teknis atau mekanis telah maju, tetapi bila wujud luarnya kuno atau kurang dapat diterima, maka hal ini dapat menyebabkan barng tersebut tidak disenangi oleh konsumen karena dianggap kualitasnya kurang memenuhi syarat.

c.       Biaya barang, biaya dan harga suatu barang akan dapat menentukan kualitas barang tersebut. Barang-barang yang mempunyai biaya atau harga yang mahal, dapat menunjukkan bahwa kualitas barang tersebut relatif  lebih baik. Tetapi perlu kiranya disadari bahwa tidak selamanya biaya suatu barang dapat menentukan kualitas suatu barang karena biaya yang diperkirakan tidak selamanya biaya yang sebenarnya. Sehingga sering terjadinya adanya inefisiensi.

C.    Pengaruh kualitas

a.       Terhadap reputasi perusahaan. Suatu organisasi menyadari bahwa reputasi akan mengikuti kualitas apakah itu baik atau buruk. Kualitas akan muncul sebagai persepsi tentang produk baru perusahaan, kebiasaan karyawan, dan hubungan pemasok. Promosi diri tidak akan dapat menggantikan produk yang berkualitas.

b.      Terhadap keandalan produk. Pengadilan terus-menerus berusaha menangkap organisasi yang memiliki desain, memproduksi, atau mengedarkan produk atau jasa yang penggunaannya mengakibatkan kerusakan atau kecelakaan.

c.       Terhadap keterlibatan global. Bagi perusahaan dan negara yang ingin bersaing secara efektif pada ekonomi global, maka produk mereka harus memenuhi harapan kualitas, desain, dan harga global. Produk yang rendah mutunya mengurangi keuntungaan dan neraca pembayaran negara.

D.    Manajemen Kualitas

Dalam ISO 8402 (Quality vocabulary), definisi manajemen kualitas adalah semua aktifitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta mengimplementasikannya melalui alat-alat seperti perencanaan kualitas (quality planning), pengendalian kualitas (quality control), jaminan kualitas (quality assurance), dan peningkatan kualitas (quality improvement).

Menurut Dr. Joseph M. Juran, salah seorang guru dalam manajemen kualitas, definisi manajemen kualitas adalah suatu kumpulan aktifitas yang berkaitan dengan kualitas tertentu yang memilki karakteristik:

a.       Kualitas menjadi bagian dari setiap agenda manajemen.

b.      Sasaran kualitas dimasukkan dalam rencana bisnis.

c.       Jangkauan sasaran diturunkan dari benchmarking: Fokus adalah pada pelanggan dan  kesesuaian kompetisi; disana adalah sasaran untuk peningkatan kualitas tahunan.

d.      Sasaran disebarkan ke tingkat yang mengambil tindakan

e.       Pelatihan dilaksanakan pada semua tingkat

f.       Pengukuran ditetapkan seluruhnya

g.      Manajer atas, secara teratur meninjau kembali kemajuan dibandingkan dengan sasaran

h.      Penghargaan diberikan untuk performansi terbaik

i.        Sistem imbalan (reward system) diperbaiki.

Meskipun manajemen kualitas didefinisikan dalam berbagai versi pada dasarnya berfokus pada perbaikan secara terus menerus untuk memenuhi kepuasan pelanggan.  Dengan daemikian, manajemen kualitas berorientasi pada proses yang mengintegrasikan semua sumber daya manusia, pemasok, dan para pelanggan di lingkungan perusahaan. Hal ini berarti, manajemen kualitas merupakan kemampuan atau kapabilitas yang melekat dalam sumber daya manusia serta merupakan proses yang dapat dikontrol (controllable process).

E.     Maksud dan Tujuan Manajemen Kualitas

Maksud dari manajemen kualitas adalah agar spesifikasi produk yang telah ditetapkan sebagai standar dapat tercermin dalam produk/ hasil akhir. Secara terinci dapatlah dikatakan bahwa tujuan dari manajemen kualitas itu adalah:

a.       Agar barang hasil produksi dapat mencapai standar kualitas yang telah ditetapkan.

b.      Mengusahakan agar biaya inspeksi dapat menjadi sekecil mungkin.

c.       Mengusahan agar biaya desain produk dan proses dengan menggunakan kualitas produksi tertentu dapat terjadi sekecil mungkin.

d.      Mengusahakan agar biaya produksi dapat menjadi serendah mungkin.

F.     Ruang Lingkup Manajemen Kualitas

Kegiatan manajemen kualitas sangat luas, karena semua pengaruh terhadap kualitas harus dimasukkan dan diperhatikan. Secara garis besar manajemen kualitas dapat dibedakan atau dikelompokkan ke dalam dua tingkatan, yaitu manajemen selama pengolahan (proses) dan manajemen dari hasil yang telah disediakan.

a.       Manajemen selama pengolahan (proses)

Banyak cara-cara manajemen kualitas yang berkenaan dengan proses yang teratur. Contoh-contoh atau sampel dari hasil diambil pada jarak waktu yang sama, dan dilanjutkan dengan pengecekan statistik untuk melihat apakah proses dimulai dengan baik atau tidak. Apabila mulainya salah maka keterangan kesalahan ini dapat diteruskan kepada pelaksana semula untuk penyesuaian kembali. Perlu diingat bahwa manajemen dari proses haruslah berurutan dan teratur.

b.      Manajemen atas barang hasil yang telah diselesaikan.

Walaupun telah diadakan manajemen kualitas dalam tingkatan proses, tetapi hal ini tidak dapat menjamin bahwa tidak ada hasil yang rusak atau kurang baik ataupun tercampur dengan hasil yang baik. Untuk menjaga agar supaya barang-barang hasil yang cukup baik atau yang paling sedikit rusaknya, tidak keluar atau lolos dari pabrik sampai ke konsumen, maka diperlukan adanyamanajemen atas barang hasil akhir.

G.    Standar Kualitas Internasional

ISO berasal dari bahasa Yunani, yang berarti sama atau seragam, dalam arti seragam di seluruh dunia.

ISO 9000, ISO 9000 merupakan sekumpulan standar kualitas yang dikembangkan oleh International Standards Organization (ISO). ISO 9000 merupakan satu-satunya standar kualitas yang diakui secara internasional. Fokus dari standar adalah menetapkan prosedur kualitas, melalui kepemimpinan, dokumentasi terinci, perintah kerja, dan penyimpanan catatan. Prosedur ini tidak menyatakan apapun mengenai kualitas actual produk- mereka seluruhnya adalah standar yang harus diikuti. Untuk memiliki sertifikat ISO 9000, organisasi harus melalui proses selama 9 hingga 18 bulan yang mencakup pendokumentasian prosedur kualitas, penilaian lapangan, dan serangkaian audit yang terus berjalan pada produk atau jasa.

ISO 9000:2000 terdiri dari beberapa bagian yang memuat tentang system manajemen mutu, diantaranya ISO 9001:2000 dan ISO 9004:2000. ISO 9001:2000 berisikan persyaratan standar yang digunakan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam memnuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai. ISO 9004:2000 berisikan pedoman standar yang menyediakan acuan dalam peningkatan berkelanjutan system manajemen mutu untuk memberikan keuntungan pada semua pihak, termasuk kepuasan pelanggan.

Dalam ISO 9001:2000 terdapat 8 prinssip system manajemen mutu yang dijadikan sebagai acuan kerangka kerja yang membimbing organisasi menuju peningkatan kerja. Kedelapan prinsip system manajemen mutu yang terdapat dalam ISO 9001:2000 adalah:

1.      Fokus pelanggan

Pelanggan merupakan bagian yang sangatt penting bagi organisasi. Oleh sebab itu manajemen organisasi harus benar-benar memahami, memenuhi kebutuhan pelanggan saat ini dan yang akan dating melebihi harapan pelanggan.

2.      Kepemimpinan

Pemimpin sangat penting dalam menciptaakan kesatuan arah dan tujuan organisasi, menciptakan dan mempertahankan lingkungan internal sehingga personil terlibat secara penuh untuk mencapai tujuan organisasi.

3.      Keterlibatan personil

Keterlibatan personil secara penuh pada semua tingkat organisasi sangat penting sehingga kemampuan personil dapat digunakan untuk kepentingan organisasi.

4.      Pendekatan proses

Pendekatan proses sangat penting untuk mencapai hasil yang diinginkan agar lebih efisien, dengan mengelola aktifitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan sebagai suatu proses. Proses merupakan integrasi yang berurutan dari personil, material; mesin; dan peralatan, dalam suatu lingkungan untuk menghasilkan keluaran yang memiliki nilai tambah bagi pelanggan.

5.      Pendekatan sistem terhadap manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengeloalaan proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu system yang mendukung efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai yujuan-tujuannya.

6.      Peningkatan berkesinambungan

Peningkatan berkesinambungan akan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan dan harus menjadi komitmen perusahaan. Peningkatan berkesinambungan merupakan suatu proses berkensinambungan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi dalam memenuhi kebijakan dan mencapai tujuan organisasi.

7.      Pendekatan factual dalam pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif harus berdasarkan analisis data dan informasi yang factual, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan. Keputusan yang diambil harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektifitas implementasi sitem manajemen mutu.

8.      Hubungan pemasok yang saling menguntungkan

Organisasi dan pemasok-pemasoknya saling tergantung dan hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nialai tambah baggi pelanggan.

ISO 14000, ISO 14000 merupakan sebuah standar manajemen lingkungan yang ditetapkan oleh International Standards Organization (ISO). ISO 14000 berisi 5 elemen pokok:

1.      Manajemen lingkungan

2.      Pengauditan

3.      Evaluasi kinerja

4.      Pelabelan

5.      Penilaian siklus hidup.

Standar baru ini memiliki beberapa kelebihan:

§  Gambaran publik yang positif dan ekspos yang berkurang terhadap kewajiban.

§  Pendekatan sistematis yang baik untuk pencegahan polusi melalui minimisasai dampak ekologis dari produk dan aktivitas.

§  Pemenuhan persyaratan peraturan dan peluang untuk mendapatkan keunggulan bersaing.

§  Pengurangan kebutuhan audit berganda.

H.    Total Quality Management (TQM)

Total quality management (TQM) merujuk pada penekanan kualitas yang meliputi organisasi keseluruhan, mulai dari pemasok hingga pelanggan. TQM menekankan komitmen manajemen untuk mendapatkan arah perusahaan yang terus menerus ingin mencapai keunggulan dalam semua aspek produk dan jasa yang kesemuanya penting bagi pelanggan.

Pakar kualitas W. Edwards Deming menggunakan 14 poin untuk menandai penerapan TQM. Hal ini dikembangkan menjadi 5 konsep program TQM yang efektif:

1.      Perbaikan terus-menerus

TQM membutuhkan perbaikan yang terus menerus yang meliputi orang, peralatan, pemasok, bahan dan prosedur. Dasar filosofi ini adalah bahwa setiap aspek operasi dapat diperbaiki. Tujuan akhirnya adalah kesempurnaan, yang tidak akan pernah dapat dicapai, tetapi selalu dicari.

Model-model dalam perbaikan terus-menerus yaitu 1). PDCA (Plan, Do, Check, Act), yaitu perbaikan terus-menerus dengan rencanakan, lakukan, periksa, tindakan. 2). Six Sigma adalah sebuah program kualitas produk dan jasa yang menghasilkan keakuratan sebesar 99,9997%.

2.      Pemberdayaan karyawan

Pemberdayaan karyawan berarti melibatkan karyawan pada setiap langkah proses produksi. Teknik untuk membangun pemberdayaan karyawan yaitu: 1)membangun jaringan komunikasi yang melibtkan karyawan, 2) membentuk para penyelia yang terbuka dan mendukung, 3) memindahkan tanggung jawab dari manajer dan staff pada karyawan di bagian produksi, 4) membangun organisasi moral yang tinggi, 5) menciptakan struktur organisasi formal sebagai tim dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sekelompok karyawan yang bertemu secara rutin untuk menyelesaikan permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan.

3.      Benchmarking.

Merupakan pemilihan standar kinerja yang mewakili kinerja terbaik sebuah proses atau aktifitas. Pengenaan patokan meliputi pemilihan produk standar, jasa, biaya, atau kebiasaaan yang mewakili suatu kinerja terbaik dari proses yang serupa dengan proses anda. Langkah untuk menetapkan patokan adalah: menetapkan apa yang akan dijadikan patokan, membentuk tim patokan, mengidentifikasi rekanan patokan, mengumpulkan dan menganalisis informasi patokan, mengambil tindakan untuk menyamai atau melebihi patokan.

4.      Just-in-time

Sistem JIT didesain untuk memproduksi dan mengantarkan barang saat mereka dibutuhkan. JIT berkaitan dengan kualitas dalam tiga hal: 1) memengkas biaya kulaitas, meningkatkan kualitas, kualitas yang lebih baik berarti persediaan yang lebih sedikit, serta system JIT yang lebih baik dan mudah diigunakan.

5.      Konsep Taguchi

Genichi Taguchi menyediakan tiga konsep yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas produk dan proses, yaitu: ketangguhan kualitas, fungsi kerugian kualitas, dan kualitas bervorientasi target.

Alat TQM meliputi:

1.      Lembar pengecekan, adalah suatu formulir yang didesain untuk mencatat data.

2.      Diagram sebar, menunjukan sebuah grafik nilai sebuah variable dihadapkan dengan variable lain, dsb.

Upaya peningkatan kualitas produksi dilakukan melalui mekanisme quality control yang ketat pada setiap tahapan produksi. Sebelum dilakukan penambangan di suatu area, selalu dilakukan uji sampling untuk memastikan kualitas batubara yang akan diambil. Proses pengendalian kualitas ini juga dilakukan di stockpile sebelum pemuatan ke kereta api atau pengiriman ke konsumen dan di pelabuhan sebelum pemuatan ke kapal. Proses pengendalian kualitas ini berpedoman pada standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000.